Dinero y seguros
Gastos de un viaje de trabajo: qué justificantes guardar y cómo
El problema nunca es gastar: es justificar. Qué guardar, cómo hacerlo desde el móvil y qué conceptos suelen dar problemas al liquidar.
Claudia Ferrán 5 min Foto de Javier M. en Unsplash Un viaje de trabajo se complica siempre en el mismo punto: dos semanas después, al rellenar la liquidación, con un puñado de tickets arrugados y la memoria en blanco.
La regla de los treinta segundos
Cada gasto se fotografía en el momento y se guarda en una carpeta del móvil creada para ese viaje. Treinta segundos por ticket, y la liquidación pasa de una tarde a diez minutos.
Los tickets térmicos, además, se borran solos con el calor y el tiempo: la foto no es una comodidad, es la única copia que va a sobrevivir.
Qué guardar
- Factura o ticket con fecha, importe y concepto legible.
- Los billetes de transporte, incluidos los locales.
- El justificante del alojamiento, con la tasa turística desglosada si la hay.
- El tipo de cambio aplicado si pagaste en otra moneda, que sale en el movimiento de la tarjeta.
- Y una nota de con quién y para qué, en las comidas de trabajo.
Lo que suele dar problemas
| Concepto | Por qué se atasca |
|---|---|
| Comidas | Faltan los asistentes o el motivo |
| Taxis | Ticket sin fecha o sin importe legible |
| Gastos en otra moneda | No coincide el importe con el cargo real |
| Datos y llamadas | No se separa lo del viaje de lo personal |
La última fila se resuelve fácil: con un plan de datos comprado para ese viaje concreto, el justificante es la propia compra y no hay que repartir nada de una factura mensual.
Cuánto consume una jornada de trabajo fuera está en cuántos datos consumen las videollamadas de trabajo.
El ticket que no se fotografía el mismo día es un ticket que ya se ha perdido.
Preguntas frecuentes
¿Qué justificantes guardo en un viaje de trabajo?
Facturas y tickets con fecha, importe y concepto, los billetes de transporte, el justificante del alojamiento y una nota del motivo en las comidas de trabajo.
¿Por qué fotografiar los tickets?
Porque los tickets térmicos se borran con el calor y el tiempo, y porque hacerlo en el momento convierte la liquidación en diez minutos.
¿Cómo justifico gastos en otra moneda?
Guardando el ticket y el movimiento de la tarjeta, que es donde consta el importe realmente cargado y el cambio aplicado.
¿Y los datos móviles del viaje?
Con un plan comprado para ese viaje, el justificante es la propia compra y no hay que repartir la factura mensual de tu línea.
