Geld und Versicherung
Ausgaben auf Dienstreisen: welche Belege man aufhebt und wie
Das Problem ist nie das Ausgeben, sondern der Nachweis. Was man aufhebt, wie man es vom Handy aus macht und welche Posten bei der Abrechnung Ärger machen.
Claudia Ferrán 5 Min. Foto von Javier M. auf Unsplash Eine Dienstreise wird immer an derselben Stelle kompliziert: zwei Wochen später, beim Ausfüllen der Abrechnung, mit einer Handvoll zerknitterter Belege und leerem Gedächtnis.
Die Dreißig-Sekunden-Regel
Jede Ausgabe wird sofort fotografiert und in einem Handyordner abgelegt, der für diese Reise angelegt wurde. Dreißig Sekunden pro Beleg, und aus einem Nachmittag Abrechnung werden zehn Minuten.
Thermobelege verblassen außerdem von selbst durch Wärme und Zeit: das Foto ist keine Bequemlichkeit, es ist die einzige Kopie, die überlebt.
Was man aufhebt
- Rechnung oder Beleg mit lesbarem Datum, Betrag und Zweck.
- Die Fahrscheine, auch die vor Ort.
- Den Beleg der Unterkunft, mit ausgewiesener Kurtaxe, falls es eine gibt.
- Den angewandten Wechselkurs, wenn Sie in anderer Währung gezahlt haben; er steht in der Kartenbuchung.
- Und bei Arbeitsessen eine Notiz, mit wem und wozu.
Was üblicherweise Ärger macht
| Posten | Warum es hakt |
|---|---|
| Essen | Es fehlen die Teilnehmer oder der Anlass |
| Taxis | Beleg ohne Datum oder mit unleserlichem Betrag |
| Ausgaben in anderer Währung | Der Betrag passt nicht zur tatsächlichen Belastung |
| Daten und Telefonate | Dienstliches wird nicht von Privatem getrennt |
Die letzte Zeile löst sich leicht: Mit einem für genau diese Reise gekauften Datenpaket ist der Kauf selbst der Beleg, und es muss nichts aus einer Monatsrechnung herausgerechnet werden.
Wie viel ein Arbeitstag im Ausland verbraucht, steht in wie viele Daten Video-Meetings verbrauchen.
Ein Beleg, der nicht am selben Tag fotografiert wird, ist ein Beleg, der schon verloren ist.
Häufige Fragen
Welche Belege hebe ich auf einer Dienstreise auf?
Rechnungen und Belege mit Datum, Betrag und Zweck, die Fahrscheine, den Beleg der Unterkunft und bei Arbeitsessen eine Notiz zum Anlass.
Warum Belege fotografieren?
Weil Thermobelege durch Wärme und Zeit verblassen und weil es die Abrechnung auf zehn Minuten verkürzt, wenn man es sofort tut.
Wie weise ich Ausgaben in anderer Währung nach?
Mit dem Beleg und der Kartenbuchung, in der der tatsächlich belastete Betrag und der angewandte Kurs stehen.
Und die mobilen Daten der Reise?
Mit einem für diese Reise gekauften Paket ist der Kauf selbst der Beleg, und die Monatsrechnung Ihrer Leitung muss nicht aufgeteilt werden.
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